First Article Inspection Report (FAIR)

EMPB is an abbreviation for Initial Sample Inspection Report

Glossary article

Initial sample inspection report

All test results of the initial sample are documented in the initial sample test report (EMPB).

Definition: The initial sample inspection report, or EMPB for short, is a central factor in the sampling process for the acceptance of production parts and products. One could also say that the EMPB is a kind of criteria catalogue for the production and acceptance of products; all test results on the initial sample are documented here.

Before a part or product can go into series production, the first parts produced under series conditions are presented to the customer for testing. These first products are called Initial Sample, the examination by the client is called Initial sample inspection. For the customer, the initial sample inspection is the first and last opportunity to carry out a quality control of the ordered goods before they go into serial production.

EMPB initial sample test report declaration

Designations and allocation

  • German designation:
    First Article Inspection Report (FAIR)
  • English designation:
    First Article Inspection Report (FAIR)
  • Standard set of norms and rules:
    VDA Volume 2 - Assuring the quality of deliveries

Purpose of an EMPB

With the initial sample inspection report, the supplier (subcontractor) can prove to the customer (manufacturer) that the delivered products meet the customer's specifications and quality requirements. In the EMPB, the customer informs the supplier of the target and the determined actual values of the product or production part. In addition, the initial sample inspection report summarises and documents all important information about the product, such as product requirements, quality and necessary tests.

Function of EMPBs

Thus, the initial sample inspection report serves to document the results of the initial samples according to the client's specifications before the series run. The informative value and complexity of initial sample inspection reports can vary.

Occasion of EMPBs

The reason for preparing an initial sample inspection report can be the following: New design, redesign or to check the manufacturer's quality. Depending on the agreement, initial sample inspection reports are created by both the supplier and the manufacturer (recipient).

In the event of a new production of the product concerned, this shall be carried out under the same conditions and shall be based on the initial sample.

Retention periods for initial sample inspection reports

The retention of initial sample inspection reports is governed by §257 para. 1 HGB and § 147 AO. As a rule, however, an archiving period of 10 years applies to initial sample inspection reports.

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FAQ: Erstmusterprüfbericht (EMPB)

○ Wann Erstmusterprüfbericht?

Soll ein Teil oder Produkt in Serie produziert werden, wird vor Produktionsstart im Erstmusterprüfbericht, kurz EMPB, festgelegt, was bei der Produktion zu beachten ist. Soll- und Ist-Werte des zu produzierenden Teils bzw. Produktes werden im EMPB festgelegt.

Der EMPB dient der Qualitätssicherung und wird m Rahmen der Erstmusterprüfung erstellt. Gründe warum ein Erstmusterprüfbericht angefertigt wird, sind beispielsweise:

  • Start einer seriellen Produktion
  • Redesign eines Produktes
  • Qualitätsprüfung

○ Was beinhaltet ein EMPB?

Der Erstmusterprüfbericht dokumentiert die Ergebnisse der Prüfung am „Erstmuster“, wie:

  • Maße
  • Materialen
  • Tools
  • besondere Eigenschaften

Alle relevanten Soll- und Ist-Werte eines Teils/Produktes werden im Detail im Erstmusterprüfbericht dokumentiert, so können im Falle einer fehlerhaften Produktion Fehler schnell aufgedeckt und behoben werden – idealerweise vor dem Start einer seriellen Produktion.

○ Wer erstellt den EMPB?

In der Regel werden Erstmusterprüfberichte von Zulieferern oder Herstellern erstellt. Der Erstmusterprüfbericht dient dem Lieferanten als Nachweis gegenüber dem Kunden, dass die gelieferten Produkte den im EMPB definierten Qualitätsanforderungen entsprechen. Der Kunde kann dem Hersteller bzw. Lieferanten mittels dem Erstmusterprüfbericht Soll- und Ist-Werte für ein zu produzierendes Teil oder Produkt übermitteln.

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